Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Das Mandantenportal läuft auf dem Server Ihrer Kanzlei oder bei Ihrem IT-Partner. Jede Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt, und der Verwaltungsbereich ist nur aus Ihrem Kanzleinetz erreichbar.
Einfach. Sicher. Vertraulich
Das Mandantenportal
Vertrauliche Dokumente mit Mandanten austauschen – auf Ihrem eigenen Server, ohne Cloudkonzern.
- Neue Administration im Browser
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Vorlageneditor für E-Mails
- Versand über Microsoft 365
- Updates per Klick
Die Grundlagen
Zwei-Faktor-Anmeldung
Mandanten und Mitarbeiter schützen ihr Konto freiwillig mit jeder TOTP-App. Notfallcodes helfen, wenn das Smartphone fehlt; auf vertrauten Geräten entfällt die Abfrage. Der frühere Hardware-Token wird nicht mehr benötigt.
Automatische Benachrichtigung
Liegen neue Dateien bereit, erfährt es der Mandant per E-Mail – auf Wunsch gesammelt statt einzeln. Holt er sie nicht ab, erinnert das Portal ihn und danach den Sachbearbeiter. Lädt der Mandant etwas hoch, wird die Kanzlei informiert.
Einfach im Browser
Mandanten brauchen nur einen aktuellen Browser – keine App und kein Konto bei einem Cloudanbieter. Neue Dateien sehen sie direkt auf der Startseite, hochgeladen wird per Drag-and-drop.
Ablauf
Vom Kanzleiordner zum Mandanten in fünf Schritten
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Bereitstellen
Sachbearbeiter legen Dokumente im Ordner des Mandanten auf dem Kanzleiserver ab.
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Freigeben
Bei sensiblen Inhalten prüft ein zweiter Mitarbeiter und gibt frei, bevor der Mandant etwas sieht. Optional.
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Benachrichtigen
Der Mandant erhält eine E-Mail im Stil Ihrer Kanzlei, mit Liste der neuen Dateien.
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Abholen
Er meldet sich an und lädt die Dateien herunter. Anmeldung und Abruf werden protokolliert.
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Aufräumen
Nach einer einstellbaren Frist löscht das Portal heruntergeladene Dateien automatisch.
Umgekehrt funktioniert es genauso: Lädt der Mandant Unterlagen hoch, landen sie im Upload-Ordner der Kanzlei, und der zuständige Sachbearbeiter wird benachrichtigt.
Neu in Version 3.0
Die neue Administration
Alles im Browser verwalten
Dashboard
Kennzahlen zu Benutzern, Ordnern und Speicher, der Status des Mailversands und die Anmeldungen der letzten 24 Stunden – inklusive Fehlversuchen und Kontosperren.
Benutzer im Griff
Kompakte Liste mit Suche, Filtern nach Status und Sachbearbeiter und Sortierung. Sichere Passwörter per Klick, den 2FA-Status jedes Kontos auf einen Blick.
Flexible Ordner
Mandantenordner wie im Explorer auswählen oder direkt anlegen. Private, Upload- und öffentliche Ordner auf einer Seite zuweisen, mit eigener Beschreibung je Ordner.
Ansprechpartner je Ordner
Jedem Mandanten und Ordner einen Sachbearbeiter, eine Vertretung und eine Freigabe zuordnen. Sie bestimmen, welche Kontaktdaten Mandanten sehen.
4-Augen-Freigabe
Sensible Dokumente werden erst sichtbar, wenn ein berechtigter Mitarbeiter sie freigibt, zurückstellt oder ablehnt – geschützt durch ein eigenes Freigabepasswort.
Vorlageneditor
Willkommens- und Benachrichtigungsmails gestalten: Formatierung, Logo, Platzhalter per Klick, Liste der neuen Dateien, Vorschau und Testmail.
Mailversand im Blick
Warteschlange und Status aller Mails, erneutes Senden per Klick. Versand über Microsoft 365 oder SMTP; vorübergehende Störungen werden automatisch wiederholt.
Erinnerungen
Nicht abgeholte Dateien? Das Portal erinnert den Mandanten nach einer Frist und informiert danach den Sachbearbeiter. Niemand muss nachhalten.
Automatisch aufräumen
Heruntergeladene Dateien nach einer einstellbaren Frist löschen lassen. Das Portal bleibt ein Austauschweg und wird nicht zum Archiv.
Updates per Klick
Neue Versionen sofort oder im Wartungsfenster installieren. Vorher werden Programm und Datenbank gesichert, bei Fehlern automatisch wiederhergestellt.
Support aus der Administration
Anfrage mit Problembeschreibung senden; Version, Ergebnis des Support-Checks und auf Wunsch ein Support-Pack gehen automatisch mit.
Uploader für Vielsender
Ein Windows-Programm überwacht lokale Ordner und überträgt neue Dateien automatisch – ideal für Exporte aus Fachanwendungen. Als Lizenzoption verfügbar.
Für jede Branche
Nicht nur für Kanzleien
Entwickelt wurde das Mandantenportal für Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien. Es eignet sich aber für jedes Unternehmen, das vertrauliche Dateien sicher mit Kunden oder Partnern austauschen will – etwa Wirtschaftsprüfung, Versicherungsmakler, Hausverwaltungen, Lohnbüros oder Ingenieurbüros.
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Eigene Begriffe
Die Bezeichnungen für private, öffentliche und Upload-Ordner passen Sie an Ihre Sprache an – etwa „Ihre Unterlagen“ oder „Projektdaten“.
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Ihr Auftritt
Firmenname, Portal- und Startlogo sowie Hinweise auf der Login-Seite wie Datenschutz oder Impressum tragen Ihre Handschrift.
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Ihre Mails
Willkommens- und Benachrichtigungsmails formulieren Sie im Vorlageneditor so, wie Sie mit Ihren Kunden sprechen.
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Ihr Layout
Das Aussehen des Portals lässt sich per CSS an Ihr Corporate Design anpassen; Beispieldateien sind enthalten.
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Ihre Struktur
Ordner, Ansprechpartner und Vertretungen bilden Ihre Organisation ab – für Kunden, Mitglieder, Patienten oder Partner.
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Ihre Regeln
Freigabe, Erinnerungsfristen und automatisches Aufräumen stellen Sie so ein, wie es Ihre Abläufe verlangen.
Sicherheit
Schutz auf jeder Ebene
Vertrauliche Mandantendaten verlangen mehr als ein Passwort. Das Mandantenportal kombiniert verschlüsselte Übertragung, starke Anmeldung und klare Rollen – und macht jeden Zugriff nachvollziehbar.
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Verschlüsselte Verbindung
HTTPS mit HSTS für Browser und Uploader, auf moderne TLS-Versionen ausgelegt.
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Zweiter Faktor
Anmeldung mit TOTP-App, einmalig nutzbaren Notfallcodes und vertrauten Geräten.
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Schutz vor Angriffen
Kontosperre nach Fehlversuchen, Begrenzung der Anmeldeversuche und Schutz vor untergeschobenen Anfragen (CSRF).
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Getrennte Rollen
Mandanten, Sachbearbeiter und Administratoren sind strikt getrennt. Die Verwaltung ist nur aus dem freigegebenen Kanzleinetz erreichbar.
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Nachvollziehbar
Anmeldungen, Fehlversuche, 2FA-Zurücksetzungen und Abrufe werden protokolliert.
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Geprüfte Updates
Jedes Update wird per Signatur und Prüfsumme geprüft und erst nach einer Sicherung installiert.
Für Ihre Mandanten einfach ankommen
Ihre Mandanten brauchen keine Schulung. Nach der Anmeldung sehen sie sofort, was für sie bereitliegt:
- Neue Dateien auf einen Blick – nach Ordnern gruppiert, alle neuen Dateien mit einem Klick herunterladen.
- Der richtige Ansprechpartner – zu jedem Ordner, mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse zum Anklicken.
- Hochladen per Drag-and-drop – mit einer Nachricht zur Datei; versehentliche Uploads lassen sich selbst löschen.
- Sicherheit in eigener Hand – Passwort ändern und Zwei-Faktor-Anmeldung in den Einstellungen selbst einrichten.
- Hilfe direkt im Portal – eine verständliche Anleitung ist nur einen Klick entfernt.
Betrieb
In Ihrer Hand, mit Ihrem IT-Partner
Das Mandantenportal läuft dort, wo Sie es wollen: im Serverraum Ihrer Kanzlei oder bei Ihrem IT-Partner. Er richtet es ein, hält es aktuell und ist Ihr erster Ansprechpartner.
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Eigener Server
Windows Server mit .NET 8. Dokumente liegen im Dateisystem Ihres Servers, die Verwaltungsdaten in einer lokalen SQLite-Datenbank.
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Eingerichtet vom Partner
Installation, Zertifikat und Internet-Anbindung über Firewall oder Reverse Proxy übernimmt Ihr IT-Partner.
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Support-Check
Prüft Dienste, Zertifikat, DNS, TLS, Speicher und Mailstatus, ohne etwas zu verändern, und nennt konkrete Maßnahmen.
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Serverumzug
Das Migrationstool exportiert eine komplette Installation und spielt sie auf dem neuen Server wieder ein.
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Fernwartung bei Bedarf
Für die eigene Installation lässt sich direkt aus dem SettingsEditor eine Fernwartung starten.
Sie möchten das Mandantenportal kennenlernen? Wir zeigen es Ihnen gern und vermitteln einen Partner in Ihrer Region.