Das Mandantenportal ist eine Software für den sicheren Austausch vertraulicher Dateien zwischen einer Kanzlei oder einem Unternehmen und ihren Mandanten oder Kunden. Es läuft auf Ihrem eigenen Server, Ihre Mandanten nutzen es im Browser. Dateien werden verschlüsselt übertragen, Anmeldung und Abruf werden protokolliert.

Entwickelt wurde es für Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien. Es eignet sich aber für jedes Unternehmen, das regelmäßig vertrauliche Dateien austauscht – ob klein oder groß und auch bei großen Datenmengen. Begriffe, Logos und Mailtexte lassen sich an Ihre Branche anpassen.

Die Dateien liegen auf Ihrem Server oder bei Ihrem IT-Partner, nicht bei einem Cloudanbieter. Jede Datei geht an ein benanntes Konto statt an einen Freigabelink, jeder Abruf ist protokolliert, und heruntergeladene Dateien werden auf Wunsch automatisch gelöscht.

Version 3.0 bringt eine vollständig neue Administration im Browser, flexible Ordnerverwaltung, Zwei-Faktor-Anmeldung per TOTP-App für alle Konten, einen Vorlageneditor für E-Mails, Versand über Microsoft 365 und Updates direkt aus der Administration. Mehr dazu auf der Seite Mandantenportal.

Ja. Eine Teststellung wird wie eine normale Installation eingerichtet und läuft mit einer Testlizenz. Sprechen Sie uns oder einen unserer Partner an, damit wir die Einführung gemeinsam planen können.

• Microsoft Windows Server ab Version 2016, möglichst als eigenes System
• .NET 8 Desktop Runtime und ASP.NET Core 8 Runtime (Hosting Bundle) auf aktuellem Stand
• ein fester DNS-Name mit SSL-Zertifikat und eine feste IP-Adresse
• eine ausgehende HTTPS-Verbindung (Port 443) zu license.porticle.de für Lizenz und Updates

Über einen unserer Partner. Er bespricht die Einführung mit Ihnen, installiert das Portal und richtet Zertifikat und Internet-Anbindung ein.

Das Update auf 3.0 ist von allen Versionen 2.9.x aus möglich; ältere Installationen werden zuerst auf 2.9 gebracht. Ihr IT-Partner spielt das Update ein. Danach installieren Sie künftige Versionen direkt aus der Administration – mit Sicherung vorab und automatischer Wiederherstellung bei Fehlern.

Ja. Firmenname, Portal- und Startlogo, die Bezeichnungen der Ordner und Hinweise auf der Login-Seite legen Sie selbst fest. Darüber hinaus lässt sich das Layout per CSS an Ihr Corporate Design anpassen; Beispieldateien sind enthalten.

Ja, direkt in der Administration. Willkommens- und Benachrichtigungsmails gestalten Sie im Vorlageneditor als Text oder HTML – mit Platzhaltern, Logo und Liste der neuen Dateien. Vorschau und Testmail zeigen das Ergebnis vor dem Versand.

Der Uploader ist ein Windows-Programm, das im Benutzerkontext ohne Administratorrechte installiert werden kann. Er verbindet sich über ein Zugangstoken mit dem Portal. Die Funktion muss in der Lizenz enthalten und für das jeweilige Konto freigeschaltet sein.

Nur einen aktuellen Browser und ihre Zugangsdaten. Eine App, ein Programm oder ein Konto bei einem Cloudanbieter ist nicht nötig.

Nein, sie ist freiwillig. Wer sie nutzen möchte, richtet sie in den Einstellungen mit einer beliebigen TOTP-App ein und erhält Notfallcodes für den Fall, dass das Smartphone fehlt. Der Hardware-Token aus Version 2.9 ist veraltet und kann durch eine solche App ersetzt werden.

Auf der Anmeldeseite gibt es den Link Passwort vergessen. Alternativ setzt die Kanzlei das Passwort in der Administration zurück; dort kann sie bei Bedarf auch die Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzen.

Die Kanzlei kann heruntergeladene Dateien nach einer einstellbaren Frist automatisch löschen lassen. Das Portal ist ein Austauschweg, kein Archiv – wichtige Unterlagen sollten Mandanten zeitnah in ihrer eigenen Ablage speichern.

Erster Ansprechpartner ist der Partner, der Ihr Portal installiert hat. Technische Anfragen senden Sie am einfachsten aus der Administration unter Support. Kann Ihnen der Partner nicht weiterhelfen, erreichen Sie uns unter support@porticle.de.

An die Support-E-Mail-Adresse, die im SettingsEditor unter Allgemein hinterlegt ist. Voreingestellt ist support@porticle.de. Partner, die den First-Level-Support übernehmen, tragen dort ihre eigene Adresse ein.